Email adalah bagian besar dari cara kita berbicara satu sama lain dalam bisnis.
Namun terkadang, hal itu tidak berjalan sesuai keinginan kita.
Pernahkah Anda mengirim email bahwa seseorang tidak mengerti maksud Anda? Atau apakah Anda merasa memiliki terlalu banyak email untuk dibaca?
Ini adalah masalah umum yang kita semua hadapi terkait email di tempat kerja. Hal ini dapat menimbulkan kebingungan, membuat kita kurang produktif, dan bahkan menyebabkan kita kehilangan peluang penting untuk meningkatkan bisnis kita.
Namun apa yang terjadi jika email tidak berfungsi sebagaimana mestinya? Kita mungkin mendapat lebih banyak pekerjaan, salah paham satu sama lain, dan kehilangan peluang bagus. Hal ini dapat mempersulit bisnis apa pun.
Jadi, di blog ini, kami akan menunjukkan cara membuat email bermanfaat bagi Anda, bukan merugikan Anda.
Kita akan membahas tentang cara terbaik menulis email, cara bersikap sopan dalam email, dan beberapa alat baru yang dapat mempermudah pengiriman email.
Namun sebelum kita masuk ke seluk beluknya, mari kita selidiki mengapa email yang efektif sangat penting dalam bisnis.
Pentingnya Komunikasi Email yang Efektif dalam Bisnis
Dalam dunia bisnis saat ini, email ada dimana-mana.
Begitulah cara kami berbagi ide, membuat rencana, dan selalu memberi informasi terkini kepada semua orang. Tahukah Anda bahwa miliaran email dikirim setiap hari? Itu banyak! Dan bagi bisnis, ini adalah salah satu cara utama kita berkomunikasi satu sama lain, pelanggan, dan dunia.
Jika kita menggunakan email dengan benar, maka pekerjaan kita bisa berjalan lancar. Ini membantu kita membuat keputusan lebih cepat dan bekerja sama dengan lebih baik.
Misalnya, email yang ditulis dengan baik dapat menghilangkan kebingungan dan memastikan semua orang tahu apa yang perlu mereka lakukan. Ini berarti kita bisa menyelesaikan lebih banyak hal dan membuat lebih sedikit kesalahan.
Jadi, menggunakan email dengan baik sangatlah penting. Hal ini menjaga pekerjaan kita tetap pada jalurnya, membantu kita membuat pilihan yang cerdas, dan membangun hubungan yang kuat dengan orang-orang yang bekerja bersama dan untuk kita.
Namun, email lain masih diperlukan untuk menyampaikan hal ini. Beberapa email perlu diklarifikasi.
Dan di bagian selanjutnya, kita akan mempelajari kelemahan umum komunikasi email dalam bisnis.
Kesalahan Umum dalam Komunikasi Email
Email Tidak Jelas dan Tidak Langsung
Pernahkah Anda membaca email dan berpikir, “Apa maksudnya?”
Itulah yang terjadi jika email tidak jelas atau berantakan. Menurut Forbes, email memiliki tingkat tertinggi penyebab keretakan komunikasi dan kecemasan di tempat kerja, yaitu 87% melalui email.
Kami hanya dapat memastikan orang yang membaca email kami berhati-hati dengan kata-kata kami. Ini seperti ketika Anda menerima email di mana-mana dan belum mempelajari poin utamanya.
Itu resep untuk campur aduk dan membuang-buang waktu.
Menggunakan Email Terlalu Banyak
Lalu ada masalah menggunakan email terlalu banyak.
Tidak semua pembicaraan perlu dilakukan melalui email. Beberapa hal lebih baik dikatakan secara langsung atau melalui telepon. Bayangkan merencanakan proyek besar atau memecahkan masalah besar hanya dengan email. Ini bisa menjadi rumit dengan cepat.
Jika kita terlalu mengandalkan email, kita kehilangan cara yang lebih baik untuk menyelesaikan sesuatu.
Melupakan Tata Cara Email
Dan mari kita ingat tata krama email.
Pernahkah Anda menerima email yang terkesan kasar atau terlalu santai? Atau di mana seluruh perusahaan di-CC ketika tidak diperlukan? Ini adalah kesalahan etiket yang dapat membuat email mengganggu dan bukannya membantu. Menggunakan nada yang salah dapat membuat orang kesal, dan meng-CC semua orang tanpa alasan dapat menyumbat kotak masuk.
Jadi, ketika kita mengalami kesalahan email yang umum ini, email dapat menyebabkan lebih banyak masalah daripada penyelesaiannya. Ini semua tentang menemukan keseimbangan yang tepat dan bijaksana dalam penggunaan email.
Strategi Penulisan Email yang Jelas dan Ringkas
Sekarang setelah kita membahas pentingnya dan kendala umum, Anda tahu bahwa menulis email yang baik adalah kunci untuk menyampaikan maksud Anda.
Jadi, berikut delapan tip utama untuk membuat email Anda jelas dan kuat:
1. Mulailah dengan Baris Subjek yang Jelas
Pikirkan baris subjek Anda sebagai judul email Anda. Buatlah spesifik agar pembaca segera mengetahui isi email Anda. Misalnya, “Perubahan Tanggal Rapat ke Kamis” jelas dan langsung pada sasaran.
2. Langsung ke Intinya
Mulailah email Anda dengan informasi paling penting. Jika Anda menulis surat untuk meminta sesuatu, buatlah permintaan itu sejak dini. Ini menghormati waktu pembaca dan memastikan pesan utama Anda terlihat.
3. Gunakan Paragraf Pendek
Blok teks yang besar mungkin sulit dibaca. Bagi email Anda menjadi paragraf-paragraf yang lebih kecil dan ringkas. Masing-masing orang harus membahas satu gagasan atau pokok pikiran.
Hal ini memudahkan pembaca untuk mencernanya.
4. Pilih Nada Anda dengan Bijaksana
Cara Anda menulis harus sesuai dengan situasi. Nada ramah sangat bagus untuk pembaruan tim, tetapi nada yang lebih formal mungkin lebih baik jika Anda sedang menangani masalah serius.
5. Bersikaplah Spesifik dan Jelas
Gunakan bahasa yang jelas dan langsung. Daripada mengatakan “segera”, katakan “pada penghujung hari pada hari Rabu.” Ini menghilangkan dugaan apa pun.
6. Gunakan Poin-poin untuk Daftar
Jika Anda membagikan daftar item atau tugas, poin-poin dapat membuat email Anda lebih mudah dipindai dan dipahami. Misalnya, membuat daftar item tindakan setelah rapat.
7. Akhiri dengan Ajakan Bertindak yang Jelas
Beri tahu pembaca apa yang Anda ingin mereka lakukan selanjutnya. Baik untuk membalas dengan informasi spesifik atau untuk menyelesaikan tugas, jelaskan.
8. Koreksi Sebelum Dikirim
Pemeriksaan cepat dapat mengetahui kesalahan apa pun dan membantu memastikan email Anda dipahami sesuai keinginan Anda.
Dengan mengikuti tip berikut, Anda dapat menulis email yang menyampaikan pesan Anda secara efektif dan membantu Anda mencapai tujuan Anda.
Menggabungkan Teknologi dan Alat dalam Komunikasi Email
Menggunakan alat yang tepat dapat membuat perbedaan besar dalam menangani email.
Ada banyak aplikasi dan perangkat lunak di luar sana yang dapat membantu Anda mengelola kotak masuk atau membantu Anda dalam pemasaran. Manajemen email dan alat pemasaran seperti:
Mereka dapat mengurutkan email Anda, mengatur pengingat tindak lanjut, dan mengelompokkan pesan serupa. Ini berarti lebih sedikit kekacauan dan lebih fokus pada email yang penting.
Ada juga peningkatan AI dalam email. Bayangkan memiliki seorang pembantu yang bisa menulis draf untuk Anda atau menyortir email Anda bahkan sebelum Anda melihatnya.
Itulah yang dapat dilakukan oleh AI dan otomatisasi. Mereka dapat mempelajari hal-hal yang penting bagi Anda dan membantu mengatur kotak masuk Anda. Mereka juga dapat menangani email rutin, seperti konfirmasi janji temu, sehingga Anda dapat fokus pada tugas yang lebih kompleks.
Meskipun menggabungkan teknologi dalam pengelolaan email Anda adalah hal yang cerdas, menjaga keamanan email Anda juga sangat penting, terutama jika email tersebut berisi informasi pribadi.
Beberapa alat mengenkripsi email Anda, membuatnya hanya dapat dibaca oleh orang yang Anda kirimi email. Alat seperti:
Alat lain dapat membantu Anda mengenali email mencurigakan, sehingga melindungi Anda dari penipuan dan peretas. Alat seperti:
Dengan menggunakan teknologi ini, Anda dapat membuat pengiriman email menjadi lebih mudah dan lebih mudah. Selain itu, Anda akan menjaga informasi Anda tetap aman dan terjamin.
Tren Masa Depan dalam Komunikasi Email
Email terus berubah, dan beberapa tren menarik akan segera terjadi yang dapat mengubah cara kita menggunakannya dalam bisnis.
Semakin banyak email yang berdiri bersama orang lain. Mereka menjadi bagian dari sistem yang lebih besar. Bayangkan mendapatkan email dan bisa membalas langsung dari alat manajemen proyek atau platform layanan pelanggan. Ini berarti lebih sedikit peralihan antar aplikasi dan alur kerja yang lebih lancar.
Selain itu, dengan semakin banyaknya orang yang bekerja dari rumah atau menggunakan model hybrid, email menjadi semakin penting.
Kami melihat email menjadi lebih pribadi dan tidak terlalu formal, membuat jarak antar tim jarak jauh terasa lebih kecil.
Alat email juga mengalami peningkatan dalam membantu kita mengatur waktu, dengan fitur yang menghormati jam “jangan ganggu” untuk menjaga keseimbangan kehidupan kerja.
Perubahan ini menjadikan email sebagai alat yang lebih canggih dalam dunia bisnis, membantu kita tetap terhubung dan menyelesaikan berbagai hal di mana pun kita berada.
Bangun Reputasi Hebat dengan Email yang Dibuat dengan Baik
Kami telah membicarakan banyak hal tentang cara menggunakan email dengan lebih baik di tempat kerja. Email sangat penting untuk berkomunikasi dengan orang lain dalam bisnis, namun terkadang dapat menimbulkan masalah jika kita tidak hati-hati.
Kami belajar bahwa email yang jelas dan singkat adalah yang terbaik dan ada alat untuk membantu kami menjaga email tetap teratur dan aman.
Namun menjadi lebih baik dalam email terus berlanjut hingga saat ini. Itu adalah sesuatu yang harus terus kami upayakan setiap saat. Cara kita menggunakan email selalu berubah, dan selalu ada alat baru untuk dicoba.
Jadi, mari gunakan apa yang telah kita pelajari untuk menyempurnakan email kita. Ini akan membantu kami melakukan pekerjaan kami dengan lebih baik dan membuat segalanya lebih lancar.
Teruslah berlatih dan mencoba hal baru dengan email Anda; Anda akan melihat betapa hal ini dapat membantu!
BIO
Sam Everett adalah Pendiri Evolved Agents–dalang real estate yang membantu agen menjual lebih banyak rumah menggunakan iklan online dan asisten virtual. Dia memberikan pelatihan gratis melalui saluran YouTube-nya, TikTok, dan Halaman Facebook.